Política de tratamiento de datos personales

RS PROTECCIÓN JURÍDICA S.A.S., sociedad legalmente constituida en Colombia y domiciliada en Cúcuta, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recibe con ocasión de su actividad profesional.

• Razón social: RS PROTECCIÓN JURÍDICA S.A.S.
• NIT: 901.023.598-1.
• Domicilio: Cúcuta, Norte de Santander, Colombia.
• Dirección: Avenida 4E No. 6-49, Barrio Sayago, Edificio Centro Jurídico, oficina 208.
• Teléfonos: +57 301 384 1022 y +57 322 400 5808.
• Correo de contacto general: [email protected].
• Canal para asuntos de habeas data: [email protected] con asunto "Protección de datos personales".

Esta política define los principios, finalidades, procedimientos y medidas que RS aplica al tratamiento de datos personales, en cumplimiento de la Constitución Política (artículo 15), la Ley 1581 de 2012, las normas reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015 y la Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos y comunicaciones electrónicas.

Se aplica a todo tratamiento realizado por RS, tanto en medios físicos como electrónicos, respecto de datos suministrados por clientes, potenciales clientes, contrapartes, proveedores, aliados, trabajadores y candidatos cuando aplique, autoridades, visitantes y demás personas con las que se relacione.

• Dato personal: información vinculada o asociable a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, salud, origen racial o étnico, datos biométricos, orientación política).
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento; en esta política, RS.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable (por ejemplo, proveedores tecnológicos o de servicios).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.
• Transmisión y transferencia: envío de datos a encargados o a terceros, en el país o en el exterior, dentro del marco legal aplicable.

RS aplica los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se realiza conforme a la ley.
• Finalidad: los datos se tratan para propósitos legítimos, informados al titular.
• Libertad: el tratamiento requiere autorización, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: el titular puede conocer la información que le concierne.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo se comparten en los casos permitidos.
• Seguridad: se adoptan medidas razonables para proteger la información.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento están obligados a reserva.

RS puede tratar datos personales de las siguientes categorías de titulares: clientes y potenciales clientes; contrapartes procesales o contractuales; proveedores y aliados; trabajadores, contratistas y candidatos cuando aplique; autoridades y funcionarios en el marco de gestiones oficiales; visitantes de las instalaciones; y personas que contactan a la firma por correo, teléfono o WhatsApp.

En función del vínculo, el tratamiento puede incluir datos de las siguientes clases:

• Identificación: nombres, documento de identidad, nacionalidad.
• Contacto: dirección, teléfono, correo electrónico.
• Contractuales y contables: información necesaria para propuestas, contratos, facturación y pagos.
• Profesionales y laborales: hoja de vida y experiencia cuando aplique.
• Comunicaciones: correos, mensajes y registros de llamadas o consultas.
• Procesales y administrativos: información necesaria para gestionar asuntos judiciales, extrajudiciales y administrativos.
• Datos necesarios para prestar los servicios contratados en cada caso.

RS trata los datos personales para las siguientes finalidades:

• Atender consultas y solicitudes de información recibidas por correo, teléfono o WhatsApp.
• Valorar asuntos, conflictos, contratos o situaciones jurídicas planteadas por el interesado.
• Elaborar propuestas de servicios, cotizaciones y celebrar contratos de prestación de servicios jurídicos.
• Prestar los servicios contratados, incluyendo asesoría, elaboración y revisión de documentos, representación judicial y extrajudicial, y acompañamiento en trámites.
• Gestionar facturación, cobro y cartera.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, disciplinarias y de reporte a autoridades.
• Conservar archivos y evidencia de la gestión profesional en los términos legales aplicables.
• Gestionar la relación con proveedores, aliados y contrapartes.
• Adoptar medidas de seguridad respecto de personas y bienes en las instalaciones.
• Enviar comunicaciones institucionales o comerciales únicamente cuando exista autorización previa del titular o una base legal que lo permita.

El tratamiento de datos sensibles es excepcional y solo se realiza cuando resulta indispensable para la finalidad informada y con las garantías previstas por la ley. Cuando se solicite el suministro de datos sensibles, se informará al titular que no está obligado a autorizar dicho tratamiento y las finalidades específicas del mismo.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realiza en su interés superior, con la autorización del representante legal cuando la ley lo exige y limitado a lo estrictamente necesario para atender el asunto.

Por regla general, RS obtiene autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos. La autorización puede constar en documento físico, electrónico, mensaje de datos, o mediante cualquier medio que permita verificar la manifestación del titular.

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando: la información sea requerida por una autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; se trate de datos de naturaleza pública; se trate de casos de urgencia médica o sanitaria; el tratamiento se realice con fines históricos, estadísticos o científicos; o se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos exceptuados por la ley.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual que imponga su permanencia.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

El área responsable de atender las solicitudes de los titulares es la Dirección de RS. Los canales dispuestos son:

• Correo electrónico: [email protected], con asunto "Protección de datos personales".
• Dirección física: Avenida 4E No. 6-49, Barrio Sayago, Edificio Centro Jurídico, oficina 208, Cúcuta, Norte de Santander, Colombia.

El titular o quien esté legitimado podrá consultar la información personal que repose en las bases de datos de RS. La solicitud debe contener nombre, identificación, medio de contacto y descripción clara de lo consultado.

La consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular que considere que la información contenida en las bases de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un presunto incumplimiento de sus deberes, podrá presentar reclamo ante RS.

El reclamo debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistido el reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante RS.

Para el desarrollo de su actividad, RS puede apoyarse en encargados y proveedores tecnológicos (por ejemplo, correo corporativo, alojamiento del sitio web, herramientas de gestión y facturación). Con estos encargados se establecen los acuerdos y controles necesarios para que el tratamiento se ajuste a esta política y a la ley aplicable.

Las transmisiones y transferencias de datos, nacionales o internacionales, se realizan dentro del marco legal aplicable y con las garantías contractuales correspondientes.

RS adopta medidas administrativas, técnicas y humanas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso indebido. Ninguna medida ofrece seguridad absoluta; por eso RS actualiza sus controles y sensibiliza a su equipo sobre el manejo responsable de la información.

Todas las personas que intervienen en el tratamiento están sujetas a deber de reserva profesional y contractual.

Los datos personales se conservan por el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y para atender las obligaciones legales, contractuales, contables y profesionales aplicables. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan dichas finalidades o deberes de conservación.

Esta política rige a partir del 19 de julio de 2026 y podrá ser modificada por RS cuando existan cambios sustanciales en su operación, en la normativa aplicable o en las mejores prácticas del sector. La versión vigente estará siempre disponible en el sitio web de RS.

Para cualquier consulta relacionada con esta política, escriba a [email protected] con asunto "Protección de datos personales".